Zarządzenie Nr 18/2008 w sprawie wprowadzenia regulaminu w sprawach ramowych procedur udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej, która nie przekracza wyrażoną w złotych, równowar

                                                    ZARZĄDZENIE Nr 18/2008

Wójta  Gminy  Stara Dąbrowa

z dnia 26 lutego 2008 r.

w sprawie wprowadzenia  regulaminu w sprawach ramowych procedur  udzielania  zamówień  publicznych  o  wartości  szacunkowej, która  nie  przekracza wyrażoną w złotych, równowartość kwoty  14 000 euro, obowiązującego w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych gminy Stara Dąbrowa.

   Na podstawie art. 47 ust.3 ustawy  z  dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych  ( Dz. U.  nr 249, poz. 2104 z  późn. zm.),) zarządza się co następuje :

   § 1. Wprowadza się „Regulamin w sprawie ramowych procedur  udzielania  zamówień  publicznych  o  wartości  szacunkowej, która  nie  przekracza wyrażoną w złotych, równowartość kwoty  14 000 euro”, który obowiązuje w Urzędzie Gminy i jednostkach organizacyjnych gminy Stara Dąbrowa, zwanego dalej „Regulaminem”.

Szacowanie wartości zamówienia

   § 2.1. Zamówienia, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku budżetowego – dla

zamówień planowanych lub zamówień jednorazowych nieplanowanych, równowartości kwoty 14000 euro, udzielane są na podstawie procedur określonych w niniejszym regulaminie, bez stosowania

przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

   2. Ustalenia wartości szacunkowej zamówienia na dostawy i usługi należy dokonać z zachowaniem należytej staranności, a dla  robót budowlanych sporządzić  kosztorys  inwestorski.

   3. Do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przyjmuje się średni kurs złotego w stosunku do euro, który wynosi 3,8771 (rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 r.  w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych – Dz. U. Nr 241, poz. 1764).

   § 3. Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych objęte niniejszym Regulaminem dotyczą zamówień o wartości w grupach do 1.000 euro, od 1000 - 6000 euro oraz zamówień o wartości powyżej 6000 euro  do  14000 euro.

Procedury udzielenia zamówienia publicznego, którego równowartość wyrażona w złotych jest poniżej kwoty 6.000 euro. 

   § 4.1. Zamówienia o wartości  wyrażonej w zł, rownowartej kwocie do 1000 euro nie wymagają sporządzania dokumentów określonych w niniejszym regulaminie. Dokonanie zamówienia polega na uzyskania przez pracownika merytorycznego, podpisu Skarbnika Gminy, który stwierdza zgodność planowanego wydatku na realizację zamówienia z planem wydatków określonym w budżecie gminy oraz podpisu Wójta na druku zamówienia ogólnego, a po wystawieniu faktury przez wybranego wykonawcę, dokonaniu jej sprawdzenia i opisania.

   2. Dla  wartości od 1.000 euro  do 6000 euro  pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia sporządza notatkę służbową uzasadniającą postępowanie, wskazując  na  konieczność i zasadność  dokonania  wydatku i występuje do Wójta o jej akceptację.

   3. Notatka, o którym mowa w § 4 ust. 2 regulaminu  należy  sporządzić  wg  załącznika  Nr  1.

   4. Wójt po otrzymaniu  notatki,  akceptuje lub nie, sposób realizacji zamówienia.

    5. Akceptacja  Wójta  oznacza  zgodę  na  realizację  danego  zamówienia.

   6. W przypadku uzyskania zgody na realizację zamówienia, pracownik merytoryczny w dalszej kolejności, postępuje według procedury przedstawionej w § 4.1  niniejszego regulaminu.

   7. Przy  braku  akceptacji Wójta na realizację danego zamówienia następuje zaniechanie jego realizacji.

   8. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia o wartości od 1.000 euro do poniżej  6.000 euro,  jest odpowiednie zorganizowanie i zaplanowanie postępowania zgodnie z zasadami określonymi w art.. 35 ustawy o  finansach publicznych.

    9. Dla zamówień  można nie stosować pisemności postępowania, można udzielić zamówienia  ustnie.

   10.Cała dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest u pracownika merytorycznego, który odpowiedzialny jest za jej sporządzenie oraz archiwizację.

   11. Dokumentacja podlega wpisowi do Ewidencji Zamówień Publicznych prowadzonej przez Sekretarza Gminy.

   12. Wzór Ewidencji Zamówień Publicznych określony jest w załączniku nr 2 do regulaminu

Procedura udzielenia zamówienia, którego równowartość wyrażona w złotych jest

 od kwoty 6.000 euro do poniżej 14.000 euro.

   §5.1. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia o warto­ści od 6 000 euro do poniżej 14.000 euro jest odpowiednie zorganizowanie i zaplanowanie postępowania zgodnie z zasadami określonymi w art. 35 ustawy o finansach publicznych.

   2. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia przygotowuje wniosek, (załącznik  nr  3) oraz protokół z przeprowadzonego postępowania zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa nie przekracza wyrażoną w złotych, równowartość 14.000 euro (załącznik nr 4),  które stanowią podstawę do udzielenia zamówienia.

   3. Procedurę udzielenia zamówienia rozpoczyna zaakceptowany przez Wójta wniosek i protokół z przeprowadzonego postępowania.

   4. Procedura :

a) dla zamówień  przeprowadza się w  dowolnej  formie rozeznanie cenowe, zapraszając do składania

     ofert taką liczbę wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące

      przed­miotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty

     (co najmniej 2 wykonawców);

b) zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą  cenowo ofertę;

c)  w przypadku  wyboru wykonawcy, pracownik merytoryczny w dalszej kolejności postępuje według procedury przedstawionej w § 4.1  niniejszego regulaminu.

d) dla zamówienia  można  zawrzeć umowę pisemną określającą warunki realizacji zamówienia.

   5. Cała dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienie przechowywana jest u pracownika merytorycznego, który odpowiedzialny jest za jej sporządzenie oraz archiwizację i podlega wpisowi do Ewidencji Zamówień Publicznych prowadzonej przez Sekretarza Gminy.

   §6.1. Odpowiedzialność oraz kontrola zgodności i celowości dokonywania zamówień z planem finansowym Gminy spoczywa na Wójcie.

    2. Faktury wystawione przez wybranych wykonawców za realizację zamówienia, na podstawie zamówienia – zlecenia/umowy, są przekazywane do Skarbnika Gminy w celu formalno-rachunkowego stwierdzenia dokonanego wydatku.

   §7. Do umów zawieranych w sprawach o zamówienia do 14 000 euro stosuje przepisy  Kodeksu  Cywilnego.

Postanowienia końcowe

   §8.1. Nadzór nad przestrzeganiem postanowień zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy

   2. W sprawach nieuregulowanych zarządzeniem mają zastosowanie przepisy Ko­deksu cywilnego.

   § 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.